Nos últimos anos, as necessidades dos clientes - e, consequentemente, a natureza da prestação de serviços das agências - mudaram drasticamente. Por isso hoje boa parte das empresas está adotando metodologias de Transformação Digital (entre elas o Agile) e começam a exigir de seus fornecedores que conheçam, adotem e pratiquem também métodos ágeis em seus processos de prestação de serviços.

A pandemia acelerou a digitalização de tudo e os métodos ágeis são feitos exatamente para se adaptarem a mudanças bruscas de mercado. As agências que entenderem essa nova tendência a tempo, terão mais sucesso que suas concorrentes. Vai ser inevitável.

Ao adotar o Agile, as agências tenderão a não serem encaradas mais apenas como fornecedores terceirizados, mas também como parte integrante da solução dos problemas de negócios de seus clientes.

MAS AFINAL, O QUE É O AGILE?

O Manifesto Agile é uma declaração de valores, de 2001, feita em Utah, nos Estados Unidos, por um grupo desenvolvedores de software. Ele define metodologias ágeis como uma abordagem mais leve e pouco burocrática dos processos, com o objetivo de desenvolver softwares com base em valores que tornem as atividades mais estratégicas e menos operacionais. As metodologias devem seguir as seguintes diretrizes:

No início, o Agile era utilizado apenas para desenvolvedores de softwares. Com os anos, a metodologia passou a ser aplicada em qualquer negócio, inclusive nas agências de comunicação.

O QUE SÃO METODOLOGIAS ÁGEIS?

"é a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo". Jeff Sutherland

- são métodos de gestão e desenvolvimento de projetos que utilizam uma abordagem iterativa e incremental, dividindo o problema em partes menores e visando entregar valor ao final de cada ciclo pré-estabelecido de projeto, conhecido como sprint.

- seguem os princípios definidos no manifesto ágil: os indivíduos e suas interações, a colaboração com o cliente e capacidade de responder de maneira efetiva a mudanças são mais importantes que ferramentas, processos, planos, documentação e contratos.

- visa a redução dos riscos relacionados a incertezas de projeto, a colaboração do time de projeto com os especialistas de negócio, responder de forma eficiente as mudanças de projeto e a satisfação dos clientes.

- são "perfeitas para tarefas complexas e criativas". 

No cotidiano de empresas que utilizam metodologias ágeis, a rotina começa sempre com as cerimônias, que são reuniões realizadas regularmente entre todos os membros das equipes. Em cada um destes encontros (que devem ser rápidos, no máximo 15 min), cada funcionário responde às seguintes perguntas:

1. O que eu fiz ontem?
2. O que farei no dia de hoje?
3. E o que me impede de fazer o que devo fazer hoje?

As cerimônias são uma boa forma de manter o time engajado e discutir soluções em conjunto para eventuais problemas que possam acontecer durante a realização do projeto. Os membros assumem compromissos perante aos demais e todos ficam sabendo sobre qual trabalho já foi feito e qual ainda precisa ser feito.

No Agile, as equipes são chamadas de SQUADS, costumam ser pequenas e multidisciplinares, e trabalham de forma dedicada, cuidando de um projeto como se fosse um filho nas próximas semanas.

Em cada SQUAD, existem 3 PAPÉIS diferentes a serem cumpridos: 

PROJECT OWNER (P.O.): é o representante do cliente, é a voz dele na agência. Ele estuda as demandas e necessidades conforme os serviços foram contratados, acompanha a realização das tarefas dando um reporte constante do que está certo, o que deve melhorar e o que deve ser alterado. Cabe a ele o contato com o cliente e a priorização das atividades contidas em cada ciclo de entrega. Ele deve ter uma visão geral do que vai ser entregue em todas as sprints e gerenciar o acúmulo de tarefas de acordo com essa visão. É o P.O. quem diz ao time o que ele tem que fazer e quando.

SCRUM MASTER (S.M.): transforma tudo o que foi determinado pelo P.O. em realidade, guiando a equipe, orientando as atividades realizadas e agindo para eliminar possíveis obstáculos ou empecilhos às atividades necessárias. Tem uma ação de liderança de extrema importância. É ele quem faz a coordenação das atividades e também exerce função de facilitador para a equipe. 

TEAM MEMBERS: Aqui ficam todos os desenvolvedores das etapas estabelecidas. Geralmente, possuem habilidades e competências específicas para executar as tarefas demandadas. Cada team member organiza e gerencia suas próprias atividades, e possuem autoridade e autonomia para fazer o que for necessário para alcançar o objetivo com o qual se comprometeu naquele sprint.

A BASE DO TRABALHO É O COMPROMETIMENTO DO TIME COM O RESULTADO


VANTAGENS DA METODOLOGIA ÁGIL

INDEPENDÊNCIA DA EQUIPE

- Com as metodologias ágeis, os processos são bem definidos e cada colaborador da agência sabe quais são as suas tarefas.

- Assim, eles ganham mais autonomia para a tomada de decisões e os processos são realizados mais rapidamente. Isso gera motivação no time

MELHORIAS NA COMUNICAÇÃO / TRANSPARÊNCIA

- A comunicação também é melhorada. Como tudo é documentado e os processos são curtos, os ruídos são inexistentes.

- Além disso, todos os membros da equipe podem acompanhar as atividades como um todo, conhecendo o ciclo de execução por completo. Isso evita gargalos e dá um maior entendimento do projeto.

- Já que os diversos ciclos de atividades podem demandar diferentes tipos de profissionais, a transparência dos processos e informações acaba sendo um de seus pilares.

DEFINIÇÃO CLARA DOS OBJETIVOS

- Ao utilizar metodologias ágeis, há mais colaboração entre todas as partes envolvidas no processo - no que se refere aos profissionais da agência e aos clientes.

- Isso tudo faz com que todo o time tenha clareza nos objetivos do cliente. Fica bastante claro se uma campanha é mais focada em vendas ou em relacionamento, por exemplo. Assim, os esforços podem ser direcionados da forma correta.

FEEDBACK

- A prática de feedback contínuo está totalmente relacionada ao princípio da transparência. No feedback, ressaltamos quais tipos de atividades estão sendo executadas de maneira correta e eficiente, e quais precisam ser melhoradas.

- Não está ligado somente à motivação (como é o que ocorre em feedbacks comuns), mas sim na manutenção da transparência de informações. Desse modo, como parte de um determinado projeto, o responsável deve entender e mensurar o impacto que suas ações causam nos processos.

MELHORIA CONTÍNUA

Já tendo em mãos as correções recorrentes e os respectivos aprendizados decorrentes da observação sobre elas, os processos e os colaboradores envolvidos tenderão a estar em constante mudança e evolução, aprimorando cada vez mais a qualidade e, não menos importante, seus conhecimentos.

EFICIÊNCIA

- As regras buscam moldar o processo de forma eficiente. Assim, mesmo que sejam adaptáveis e altamente flexíveis ao modelo do negócio, o tempo limite para reuniões do dia a dia e a forma em que os conteúdos precisam ser compartilhados oferecem total eficiência pensando no longo prazo de sua execução.

- Determinar o tempo de reuniões garante que os colaboradores tenham o hábito de serem cada vez mais objetivos.

Não é simples mudar paradigmas e mexer no que sempre funcionou, mas os últimos 2 anos nos ensinaram que mudanças drásticas podem vir para transformar a forma de as empresas verem seus negócios e os de seus clientes.

Na Marcativa, já aplicamos ferramentas de Agile, com a implementação de RRs (rotinas e responsabilidades), um documento detalhado, que esclarece o que é esperado de cada colaborador já no onboarding, e que habilidades ele precisa ter para realizar suas funções na agência.

E sua empresa? Está pronta para essa mudança?

Erica Seoane

Publicitária

Gerente Geral de Operações na Marcativa Flow